Haaste

Tampereen korkeakouluyhteisön kestävän yrittäjyyden tiimi HUBS järjestää vuosittain kansainvälisen innovointitapahtuman, Sprint Innovation Festivalin, joka tarjoaa opiskelijoille mahdollisuuden kehittää yrittäjyystaitojaan ja ideoida uusia ratkaisuja yhteistyössä työelämäkumppaneiden kanssa.

Aikaisemmin viisipäiväinen, vuodesta 2012 alkaen vuosittain järjestetty, useita satoja opiskelijoita kerännyt tapahtuma sai opiskelijoilta kritiikkiä liian intensiivisestä tahdistaan, joten tapahtuman rakennetta lähdettiin kehittämään opiskelijoiden toiveiden suuntaan.

Ratkaisu

Tampereen korkeakouluyhteisöllä oli ennestään hyviä kokemuksia Howspacesta kehittämisprojektien ja tapahtumien tukena.

Sprint Innovation Festivalin projektipäällikkö Saara Eriksson ja viestintäasiantuntija Ira Salminen rakensivat tapahtumasta kahden viikon mittaisen kokonaisuuden, jossa ennakkotyöskentely, tiimiytyminen ja ideointi tehtiin Howspace-alustalla ennen lähitapahtumaa. Alustaa hyödynnettiin monipuolisesti myös itse tapahtuman aikana ja sen jälkitoimissa.

Tapahtumakonseptin uusimisen myötä kehitettiin kumppaneiden roolia ja pedagogista prosessia, ja osallistujamäärä rajattiin 120–200 opiskelijaan.

Tulokset

• Lähipäivät saatiin hyödynnettyä tehokkaasti: Howspace auttoi osallistujia prosessin vaiheiden ja kontekstin hahmottamisessa. Tiimiytyminen ja muu Howspacella fasilitoitu, eriaikainen yhteistyö nopeutti vauhtiin pääsemistä lähipäivien koittaessa.
• Läpinäkyvä yhteistyö tuki kaikkien tahojen sitoutumista: Työelämäkumppanit ja valmentajat opastivat opiskelijoita Howspace-alustalla ja pääsivät seuraamaan työskentelyä aitiopaikalta. Kirjautuminen oli helppoa organisaatiosta riippumatta, ja kaikki tahot pääsivät osallistumaan keskusteluun.
• Innostava oppimisympäristö tuki oppimista: Kaikki Sprintiin liittyvä keskustelu ja materiaalit löytyivät yhdestä paikasta. Tavallisesti opetuskäytössä olevan Moodlen sijaan Howspace sai opiskelijoilta kiitosta innostavana, helppokäyttöisenä ja visuaalisesti houkuttelevana työkaluna.
• Fasilitaattoreiden työ helpottui:  Sprint-tiimi seurasi alustan analytiikkaa ja ajasti opiskelijoille aktiivisuuden perusteella kohdennettuja, automaattisia sähköpostiherätteitä suoraan työtilasta. Osallistujien aktivointi oli helppoa ja osallistujat löysivät vaivattomasti ajankohtaisen tekemisen äärelle arjen kiireiden keskellä.
• Opiskelijoiden projektijohtajuus vahvistui: Tehostettu ennakkotyöskentely antoi tilaa opiskelijoiden luovuudelle ja ideoinnille, kasvattaen samalla omistajuutta ja intoa työstää ideoita yhdessä työelämäkumppaneiden kanssa.

Haaste

Coronaria tarjoaa monipuolisia kuntoutus- ja terapiapalveluita kaikenikäisille asiakkaille. Ensimmäinen etäkuntoutushanke käynnistettiin jo vuonna 2016, ja sitä varten tarvittiin tietoturvallinen alusta, joka pystyisi mukautumaan asiakkaiden erityistarpeisiin.

Ratkaisu

Coronaria valitsi Howspacen etäkuntoutuspalveluidensa tueksi, sillä alusta tarjosi vuorovaikutteisen, turvallisen ja visuaalisesti selkeän tavan hallita kuntoutuspolkuja digitaalisesti.

Tänä päivänä Coronaria luo vuosittain kaikille 7000 kuntoutusasiakkaalleen räätälöidyn, vuorovaikutteisen kuntoutuspolun Howspace-alustalle. Coronarian tuotepäällikön, Sina Isokallion, mukaan yhteistyö Howspacen kanssa on kehittynyt vuosien saatossa harvinaisen vahvaksi kehittämiskumppanuudeksi. Coronaria hyödyntää alustaa myös sisäisten kehitys- ja muutosprosessien fasilitoinnissa.

Tulokset

• Laadun ja tehokkuuden varmistaminen: Erilaisiin kuntoutuksiin rakennetut Howspace-työtilapohjat ovat yhdenmukaistaneet kuntoutuspalveluja, mikä parantaa sekä toiminnan laatua että tehokkuutta ja helpottaa uusien asiantuntijoiden perehdyttämistä.
• Joustavat ja jatkuvasti kehittyvät kuntoutuspolut: Kuntoutuspolkujen yksilöinti on helppoa ja nopeaa. Valmiita kuntoutuspolkuja yhteiskehitetään jatkuvasti asiantuntijoista ja tuotepäälliköistä koostuvan tiimin voimin.
• Saavutettava monenlaisille kuntoutujille: Howspacen kuva-, teksti- ja videosisällöt sekä alustan muokattavuus tukevat erilaisia kommunikointityylejä ja erityistarpeita.
• Parannettu asiakaskokemus: Asiakkaat antavat erittäin positiivista palautetta Howspacen selkeydestä ja käytön helppoudesta.
• Monikielinen tuki: ”Howspacen käännöstoiminto on ollut suuri apu vieraskielisten asiakkaiden kanssa. Erityisesti silloin, kun tulkkauspalvelut ovat kuntoutujalle rajallisia, on hienoa, että kuntoutuja voi kirjoittaa ja lukea Howspace-työtilan sisältöä omalla kielellään,” kertoo Isokallio.
• Pelillistäminen lisää motivaatiota: Howspace on mahdollistanut myös kuntoutuksen pelillistäminen, mikä on tehnyt kuntoutuksesta entistä innostavampaa.

Haaste

BioPaavo on Jyväskylän ammattikorkeakoulun (JAMK) Biotalousinstituutin toteuttama projekti, jonka tavoitteena on synnyttää uutta liiketoimintaa ja merkittäviä ratkaisuja ilmastonmuutoksen torjumiseksi kansainvälisessä bio- ja kiertotalouden toimintaympäristössä.

“Alustaa valitessamme etsimme monenlaiseen tekemiseen taipuvaa, yhteiskehittämistä ja osallisuutta tukevaa alustaa, jonka avulla jokainen voisi kantaa kortensa kekoon ja kaikenlaiset osallistujat saisivat äänensä kuuluviin. Alustan tuli olla helposti räätälöitävissä erilaisiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin,” kertoo JAMK Biotalousinstituutin viestintävastaava Annemari Sinikorpi.

Ratkaisu

Yrityskiihdyttämön toiminnan tueksi valittiin Howspace-alusta, joka tarjoaa monipuoliset toiminnot innovointiin ja organisaatiorajat ylittävään yhteistyöhön. Alusta mahdollistaa viestinnän koordinoinnin ja käyttäjien aktivoimisen myös tapahtumien välillä, mikä on ratkaisevan tärkeää projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tulokset

• Motivoituneet osallistujat: “Kun osallistuja tuntee tulevansa osaksi joukkoa, kynnys kantaa oma kortensa kekoon ja tuottaa jotakin alustalle madaltuu merkittävästi. Tällaisen osallisuuden tunteen rakentaminen pelkän videotapaamisen avulla on mahdotonta: on helppo tyytyä kuuntelijan rooliin ja jättää itse kommentoimatta. Howspacen avulla onnistumme säilyttämään tekemisen intensiteetin ja osallistujan motivaation,” iloitsee Sinikorpi.
• Sujuvaa viestintää eri käyttäjäryhmille: “Yksi työkalun parhaista ominaisuuksistaan on käyttäjähallinnan monipuolisuus. Viestinnän koordinointi alustan kautta ja sen kohdentaminen käyttäjän aktiivisuuden tai tietyn roolin perusteella on todella näppärää!”
• Läpinäkyvää yhteistyötä yli organisaatiorajojen: Howspace tarjosi paikan luottamukselliselle yhteistyölle ja avoimelle tiedonvaihdolle opiskelijoiden, yritysten edustajien ja asiantuntijoiden välillä.
• Tekoäly tehostaa tekemistä: “Alustan tekoälyn tarjoamat mahdollisuudet keskustelun jäsentelyyn ja tiivistämiseen ovat olleet meille hyödyksi. Käännöstoiminto tukee kansainvälistä yhteistyötä mainiosti,” toteaa projektipäällikkö Tiina Kuisma.
• Loputtomat mahdollisuudet: “Howspacen loistavista, ilmaisista käyttökoulutuksista olemme saaneet arvokkaita vinkkejä alustan käyttöön kouluttajien lisäksi myös muilta organisaatioilta,” hehkuttaa Sinikorpi.

Haaste

Kajaanin kaupunki toivoi osallistuvaan budjetointiin alustaa, joka mahdollistaisi koko prosessin toteuttamisen läpinäkyvästi yhdessä paikassa. Alustan avulla haluttiin mahdollistaa ja lisätä aitoa vuorovaikutusta asukkaiden ja asiantuntijoiden välillä. Lisäksi sen tuli olla kaikille käyttäjille saavutettava, turvallinen ja helppokäyttöinen.

Ratkaisu

Perinteisen kyselytyökalun ja irrallisten ohjelmistojen käytöstä luovuttiin. Osallistuva budjetointi toteutettiin kokonaisuudessaan Howspacella. Ideoiden keräämisen ja niiden äänestämisen lisäksi sisäinen kehittämistyökin hoitui tehokkaasti samassa Howspace-työtilassa.

Tulokset

• Prosessi eteni tehokkaasti: Fasilitaattorin työ nopeutui, kun kaikki ideoinnista ja äänestämisestä sisäiseen työhön tapahtui yhdessä paikassa. Virtuaalisille muistilapuille jätettyjen ideoiden kommentointi, luokittelu ja siirtely työtilassa oli nopeaa ja asiantuntijat saattoivat tehdä sitä itselleen sopivana aikana, muun työnsä lomassa. Myös viestintä osallistujille hoitui kätevästi suoraan alustan kautta.
• Läpinäkyvyys motivoi osallistumaan: Prosessin vaiheet ja eteneminen tehtiin työtilassa kaikille näkyväksi. Jos jokin idea ei edennyt äänestykseen, syy viestittiin suoraan alustalla kaikkien osallistujien nähden. Sosiaalisen median alustaa muistuttava Howspace oli asukkaille luonteva paikka jatkaa keskustelua ja jatkojalostaa ideoita.
• Saavutettavuus ja helppokäyttöisyys lisää tasa-arvoa: “Eri-ikäisiä asukkaita vieraili alustalla yli 1000, eikä yhdestäkään alustan käyttöön liittyvästä ongelmasta raportoitu,” iloitsee osallistuvaa budjetointia fasilitoinut Kajaanin kaupungin hyvinvointikoordinaattori Veera Lintula.
• Hyvin suunniteltu, melkein kokonaan tehty: Kun prosessi on kerran pureskeltu valmiiksi ja rakennettu Howspaceen, on samaa työtilaa kätevä monistaa ja hienosäätää tulevina vuosina. Jatkossa Kajaani pohtii myös käännösominaisuuden ottamista käyttöön. Se tarjoaa osallistujille mahdollisuuden lukea ja tuottaa tekstisisältöä työtilaan valitsemallaan kielellä.

Haaste

Karelia-ammattikorkeakoulu tarvitsi joustavan ja helppokäyttöisen alustan tukemaan erilaisia prosesseja, kuten strategiatyötä, tutkimus- ja kehittämishankkeita sekä verkko-opetusta. Haussa oli ratkaisu, joka edistäisi sisäistä tiedon jakamista ja yhteistyötä.

Ratkaisu

Howspace oli ollut Karelia-ammattikorkeakoululla käytössä eräässä EU-hankkeessa. Hyvien kokemusten myötä alustan käyttö lähti leviämään muihin hankkeisiin, yhteissuunnitteluun ja lopulta osaksi opetusta. Alustan muokattavuus, helppokäyttöisyys ja tekoälytoiminnot tekevät siitä ihanteellisen ratkaisun tukemaan organisaation sisäistä kehittämistä.

Tulokset

• Kestävää strategiatyötä: “Tämä kokemus oli loistava! Jokainen henkilöstön jäsen pääsi vaikuttamaan strategisiin linjauksiin ja valintoihin, sillä omia näkökulmia on Howspacen avulla valtavan helppoa tuoda näkyväksi. Uusi strategia on tullut jo voimaan, ja jatkamme toimeenpanon suunnittelua ja jalkauttamista Howspacen tuella,” iloitsee Karelia-ammattikorkeakoulun palveluliiketoiminnan koordinaattori Anne Prepula.
• Uusia mahdollisuuksia verkko-oppimiseen: “Pystymme tekemään Howspacessa kaikki samat asiat, joita ennen teimme perinteisemmillä oppimisalustoilla, mutta Howspace on huomattavasti entisiä alustojamme ketterämpi käyttää. Lisäksi voimme osallistaa ihmisiä jo ennen valmennusten alkua vaikuttamaan koulutuksen painotuksiin,” Prepula jatkaa.
• Henkilöstön sitoutuminen: Henkilöstö löytää jatkuvasti uusia, luovia tapoja hyödyntää Howspacea. Kaikille on annettu tilaa osallistua omalla tavallaan, ja Prepulan mukaan on ollut selkeästi nähtävissä, että työntekijöillä on halua kehittää niin omaa työtänsä ja päästä aidosti vaikuttamaan myös koko organisaation tasolla.
• Joustavuutta tekemiseen: ”Työtilojen luominen on helppoa ja kokonaisuutta voi muokata prosessin edetessä,” toteaa Prepula. Myös Howspace-alustan visuaalisuus ja helppokäyttöisyys saa kiitosta.

Haaste

5000 työntekijän mediakonserni Keskisuomalainen yhdisti hiljattain mediamyynnin erilliset alueyhtiöt uuden Meks-brändin alle. Transformaatiomatkan varrella haluttiin varmistua siitä, että muutoksen kurssi on oikea ja ymmärrys nykytilasta yhteinen. Johto pyrki selvittämään, miten uusi brändi herää eloon asiakasrajapinnassa eri puolilla Suomea.

Ratkaisu

Digitaalinen myynnin päivä toi yhteen 200 mediamyynnin ammattilaista. Konsernin johto oli aiemmin hyödyntänyt Howspacea strategiatyössä ja positiiviset kokemukset innoittivat järjestämään myynnin tapahtuman ensimmäistä kertaa virtuaalisesti Howspace-alustalla. Tapahtuman vaikuttavuus kasvoi huomattavasti, kun ihmiset saatiin ohjattua merkityksellisen dialogin äärelle virtuaalialustalla – turvallisessa ja aidosti vuorovaikutteisessa ympäristössä.

Tulokset

• Arvokasta tietoa transformaation etenemisestä: Erilaiset näkökulmat nousivat esiin keskusteluissa, jotka dokumentoituivat Howspaceen. Yhteisen ymmärryksen nykytilaa ja muutoksen suuntaa oli helppo analysoida alustalle kertyneen tiedon perusteella, tekoälyn avustamana.
• Osallistumisaste 95 %: “Digitaalinen toteutus otettiin vastaan erinomaisesti. Osallistujat kokivat, ettei dialogia ole ennen käyty näin avoimesti ja aktiivisesti koko myyntiorganisaation kesken. Kokemusten vaihtaminen ja erilaisista tekemisen tavoista oppiminen koettiin äärettömän arvokkaaksi,” kertoo Keskisuomalaisen kaupallinen johtaja Mikko Pakarinen.
• Yhdessä tekemisen kulttuuri sanoista teoiksi: “Kutsuessamme kaikki mukaan kehittämään mediamyynnin tuotteita ja parantamaan työprosesseja, tulee osallisuuden kulttuurista juhlapuheiden sijaan konkretiaa. Ymmärsimme samalla, että asettamalla kysymykset oikein voimme osallistaa ihmisiä Howspacella järkevästi ja hallitusti.”
• Merkittävät kustannussäästöt fyysiseen tapahtumaan verrattuna: “Kasvokkaistapahtumat ovat mahtavia verkostoitumisen näkökulmasta ja niillekin on paikkansa, mutta olen todella iloinen, että päätimme toteuttaa tämän Howspacella. Ihmisten aktiivisuus ja se, miten arvokasta tietoa saimme keskusteluista yllätti meidät täysin. Muistijälki keskusteluista on myös vahvempi ja niihin voi palata myöhemmin,” Pakarinen iloitsee.
  
  Pakarinen kertoo, että seuraava Myynnin päivä -tapahtuma on jo päätetty järjestää Howspacella. Tapahtuman inspiroimana Howspace on otettu käyttöön organisaation arjessa laajemminkin.

Haaste

Suomen Palvelualojen ammattiliitto PAM halusi uudistaa jäsentoimintansa ja -palvelunsa sekä toteuttaa neljän vuoden välein järjestettävän liittokokouksensa aiempaa tehokkaammin. PAMin haasteena oli löytää digitaalinen alusta, joka tukisi liittokokouksen valmistelua ja mahdollistaisi jäsenten osallistumisen päätöksentekoon. Lisäksi he kaipasivat keinoa viestiä liittokokoukseen liittyvistä asioista helposti ja tehokkaasti.

Ratkaisu

Howspace tarjosi helppokäyttöisen ja monipuolisen alustan liittokokouksen valmisteluun, yhteiskehittämiseen ja kokoukseen liittyvän viestinnän keskittämiseen. Alustan käyttö laajeni nopeasti myös koulutus- ja nuorisotoimintaan sekä liiton hallitus- ja valtuustotyöhön.

Tulokset

• Jokaisen ääni kuuluviin: Howspace mahdollisti kaikkien 150 ammattiosaston osallistamisen tavoiteohjelman valmisteluun hyvissä ajoin ennen kokousta, antaen jäsenille aidosti mahdollisuuden vaikuttaa liiton tavoitteisiin.
• Selkeyttä ja tehokkuutta kokousjärjestelyhin: Kolmepäiväisessä liittokokouksessa oli mukana yhteensä 600 henkilöä. Howspacesta osallistujat näkivät kaiken olennaisen tiedon: majoituksesta osallistujaesittelyihin ja kokouskäytänteisiin sekä iltajuhlan esiintyjiin.
• Hyvää palautetta uusista työskentelytavoista: “Alueryhmien keskustelupalstasta on tullut paljon kiitosta. Tuntuu, että uudesta, digitaalisesta toimintatavasta ja työkalusta tykätään,” iloitsee PAMin hallintosihteeri Anu Valve.

Haaste

Basware tarvitsi kattavan ratkaisun asiakkaidensa käyttökokemuksen suunnitteluun. Vaatimuksena oli mahdollisuus tehokkaaseen yhteiskehittelyyn asiakkaiden kanssa jo hankkeiden suunnittelun alkuvaiheessa, jotta suunnittelu- ja kehitystyötä varten saataisiin kerättyä palautetta mahdollisimman paljon ja nopeasti.

Ratkaisu

Howspacen ansiosta koko prosessi pystyttiin viemään verkkoon, jolloin saavutettiin entistä laajempia käyttäjäryhmiä. Palautetta saatiin kerättyä aiempaa nopeammalla aikataululla ja palautteen analysointi tehostui Howspacen avulla huomattavasti.

Tulokset

• Laadukasta kehitysyhteistyötä eri sidosryhmien kesken: Howspacen avulla Basware sai helposti linkitettyä asiakkaat, loppukäyttäjät ja suunnittelutiimin keskenään. Kehitystyötä tehtiin yhteisessä paikassa – sujuvasti yli organisaatiorajojen.
• Välittömän palautteen kerääminen: Howspacen sosiaalisesta mediasta tuttujen toimintojen avulla pystyttiin esittämään kysymyksiä, pyytämään palautetta ja keräämään tarvittavat tiedot reaaliajassa, suunnittelun edetessä. Palautteen keräämiseen tai analysointiin ei tarvinnut käyttää kuukausia.
• Sujuvaa viestintää: Sähköpostikaaos on menneisyyttä ja kommunikointi satojen osallistujien kanssa on huomattavasti sujuvampaa nyt, kun materiaalit ja tehtävät voidaan jakaa Howspace-työtilassa kaikille samanaikaisesti.

Haaste

Implementin konsulttitiimi tarvitsi helppokäyttöisen työskentelyalustan, jolla osallistaa sähköyhtiö E.ON:n yli 200 johtajaa työtapojen muutokseen tähtäävään johdon koulutusohjelmaan. Osallistumisen piti olla helppoa sijainnista riippumatta.

Ratkaisu

Howspacen avulla osallistujien on ollut mahdollista suorittaa tehtäviä ja jakaa kokemuksiaan toistensa kanssa niin ennen koulutusohjelmaa kuin sen aikanakin. Työskentely alustalla on koettu helpoksi ja erittäin joustavaksi, jonka ansiosta ihmiset ovat olleet entistä sitoutuneempia.

Tulokset

• Avoin työympäristö aktivoi: Howspace-ympäristö on koettu turvalliseksi ja helppokäyttöiseksi, minkä ansioista osallistujat ovat olleet entistä aktiivisempia sekä jakaneet avoimesti ajatuksiaan ja kokemuksiaan.
• Tiiviimpää yhteydenpitoa: Implement ei aiemmin ollut osallistujien kanssa juurikaan yhteyksissä tapaamisten välillä vaan antoi osallistujille vain kotitehtäviä. Digialustalla vuorovaikutus on jatkuvaa ja osallistujien tukeminen ja aktiivisuuden kannattelu onnistuu tehokkaasti.

• Sujuvaa yhteistyötä: Sitoutuminen ja osallistuminen lisääntyivät kun työskentely oli entistä joustavampaa niin ajan kuin paikankin suhteen.

Haaste

Työympäristömuutokseen erikoistunut Agile Work siirsi parempien työympäristöjen yhteiskehittämisen verkkoon ja tarvitsi sitä varten ketterän alustan, jossa on helppoa osallistaa ihmisiä, mahdollisuus koota yhteen tuotettua sisältöä sekä dokumentoida reaaliajassa.

Ratkaisu

Howspacen avulla yhteiskehittämisen osallistumisaste kasvoi, kun kaikki pääsivät ääneen tavalla tai toisella. Ihmiset huomasivat, kuinka paljon osaamista ja näkemystä organisaatiosta löytyy. Avoimuus ja luottamus vahvistuivat, kun kaikki osallistujien luoma sisältö koottiin selkeästi näkyville yhteen paikkaan.

Tulokset

• Lisääntynyt avoimuus ja aktiivinen osallistuminen: Projektityöskentelyyn saatiin osallistettua ihmisiä entistä laajemmin, jolloin organisaation hierarkiaa saatiin häivytettyä ja läpinäkyvyys sekä luottamus lisääntyivät. Osallistujat olivat myös valmiita jakamaan ajatuksiaan verkossa avoimemmin, kuin kasvokkain.
• Laadukasta dataa ja toimivaa projektinhallintaa: Työskentelyyn osallistuneiden näkökulmien käsittely sekä koko prosessin dokumentointi sujui Howspacen tekoälyn avulla kätevästi.
• Kaikki yhdessä paikassa: Howspacen avulla kaikki Agile Workin työympäristöprojekteihin liittyvä materiaali saatiin jaettua, kerättyä ja työstettyä yhden turvallisen ja helppokäyttöisen alustan avulla.